Lag om krav på e-faktura till offentlig sektor från den 1 april 2019

Från den 1 april 2019 ska alla leverantörer till offentlig sektor skicka elektroniska fakturor. Det innebär att ni som är leverantör till oss ska skicka era fakturor som elektroniska fakturor enligt en ny europeisk standard. Kalix kommun kan ta emot i formaten PEPPOL samt Svefaktura. Eventuellt kan annat format överenskommas/vara överenskommet med enskild leverantör.

På Myndigheten för digital förvaltnings webbplats kan du läsa mer om vad som gäller dig som är leverantör till offentliga aktörer .

Lagkravet gäller leverantörer som vi direktupphandlar med och leverantörer som vi skriver avtal med efter den 1 april 2019.

När det gäller leverantörer med pågående avtal kan dessa fortsätta att skicka in sina fakturor via papper eller pdf-format på samma sätt som innan lagen trädde i kraft.

Även efter att lagkravet trätt i kraft finns undantag från kravet om elektronisk faktura. Det gäller leverantörer vars faktura innehåller sekretessklassad information eller information som är klassad känslig utifrån myndighetens säkerhetsperspektiv. Om du är en leverantör där detta gäller, kontakta leverantorsreskontra@kalix.se för närmare instruktioner.

Så gör du för att e-fakturera Kalix kommun

Vi har flera sätt att kunna ta emot e-fakturor från våra leverantörer. Observera att PDF-format inte godtas som en elektronisk faktura enligt lagkravet.

Ta gärna kontakt med oss innan den första e-fakturan skickas. Se våra kontaktuppgifter nedan.

Skicka till oss via operatörstjänst (så kallad VAN-tjänst)

För att kunna skicka elektroniska fakturor till oss behöver ni vara anslutna till någon av följande operatörstjänster: Swedbank, Handelsbanken, Nordea, SEB, Den Danske Bank, Tieto, CGI, Strålfors, OpusCapita, Pagero, InExchange, Basware, EVRY, Lexmark/ExpertSystems, VismaProceedo, Addett, IntrumJustitia, CrediFlow, EDI Solutions, Logiq, Sproom, Palette, Compello, Liaison Technologies och TrueCommerce.

Mer om Swedbanks och Sparbankernas lösning kan ni läsa på www.swedbank.se/e-faktura

Skicka till oss via PEPPOL-nätverket

PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line. Läs mer om PEPPOL på Myndigheten för digital förvaltnings webbplats

Uppgifter för att skicka elektronisk faktura till oss

Organisation/namn: Kalix kommun

Organisationsnummer: 212000-2692

GLN (Global Location Number): 7362120002696

Ansluten till distributionstjänst: Swedbank, SWEDSESS

E-adress via operatörstjänst (så kallad VAN-tjänst): 2120002692

E-adress via PEPPOL-nätverk: 0007:2120002692

Kontaktperson: Petra Nilsson

Telefon: 0923-650 17

E-post: leverantorsreskontra@kalix.se

Fakturareferens: Kommunens referens ska alltid anges på fakturan. Kontakta beställaren om du inte har fått någon. Referensen består vanligtvis av 5-8 tecken (till exempel TF 31120, BOG 2110).

Våra krav på fakturor

För att vi ska kunna ta emot och läsa in en faktura finns följande krav:

• Fakturan ska vara adresserad till Kalix kommun.
• Fakturan måste innehålla en giltig referens. Referensen ska uppges av beställaren vid beställningen (om detta missats, kontakta beställaren för att få referensen).
• Fakturan ska innehålla betalningsuppgifter.
• Fakturan ska innehålla alla uppgifter som en köpare behöver för att ha rätt till avdrag för ingående moms, enligt Mervärdesskattelagen
• Fakturan ska innehålla uppgift om beställare, hänvisning till eventuella avtal och i övrigt uppgift om vad som levererats.

Läs mer om Mervärdesskattelagen och vad en faktura ska innehålla på Skatteverkets webbplats

Betalningsvillkor

Kalix kommun tillämpar 30 dagars betaltid om vi inte kommit överens om något annat med leverantören. Detta för att vi ska hinna processa fakturan genom vår organisation. Betaltiden beräknas från och med det datum leverantören angett som fakturadatum.

Till leverantörer som inte e-fakturerar idag

Kalix kommun använder sig av standardformaten Svefaktura och PEPPOL. Det finns olika alternativ för hur du kan skicka e-faktura:

Via befintligt affärssystem/ekonomisystem

Det finns ofta möjlighet att skapa en e-faktura direkt via ditt befintliga affärssystem/ekonomisystem. Hör med din systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via andra företag.

Via webbaserade fakturaportaler

Om du inte kan skicka e-faktura via ditt befintliga affärssystem/ekonomisystem så finns det möjlighet att använda webbaserade fakturaportaler. Det finns i dagsläget flera aktörer som erbjuder denna tjänst kostnadsfritt till mindre leverantörer.

Till leverantörer som fortfarande har möjlighet att inlämna pappersfaktura till oss (enligt ovan beskrivna lagkrav)

Kalix kommuns fakturaadress är:

Kalix kommun
Ekonomienheten
952 81 Kalix

PDF-faktura skickas till leverantorsreskontra@kalix.se