Politikerportal – För dig som är förtroendevald
På de här sidorna hittar du information som kan vara till hjälp i ditt arbete som förtroendevald. Sidorna vänder sig till alla förtroendevalda i Kalix kommun.
Som förtroendevald i Kalix kommun har du rätt till arvode och ersättningar enligt arvodesbestämmelserna som kommunfullmäktige har beslutat om. För att utbetalning ska göras krävs att du ansöker om detta digitalt genom att registrera dina uppdrag i självservice efter varje möte.
- Logga in i Visma självservice för att registrera dina uppdrag.
- Hur du genomför denna registrering förklaras i Kalix kommuns manual för förtroendevalda.
Blankett om förlorad arbetsförtjänst ska lämnas in årligen och vid inkomstförändring. Mer information om hur man begär ersättning finns i dokumentet om arvodesbestämmelserna.
Arvodesbestämmelserna hittar du i Kalix kommuns författningssamling, under övriga styrdokument och rubriken Ekonomiska ersättningar för förtroendevalda.
Har du inte fått arvode från Kalix kommun tidigare behöver du kontakta Swedbank. Detta för att säkerställa att du får dina utbetalningar till rätt konto.
I Kalix kommun har vi digitala möten och som förtroendevald får du tillgång till en digital enhet där möteshandlingar finns att tillgå via en webbadress.
Du får en ny e-postadress och den avser kommunikation inom det politiska uppdraget och e-postadressen ska således inte användas i privata sammanhang. Kommunikation av kallelser och handlingar sker inte till privata e-postadresser.
För förtroendevaldas dokumenthantering gäller samma lagar om diarieföring, offentlighet och sekretess som för anställda inom kommunen.
E-post och användarkonto i kommunens nätverk
Din e-postadress skapas med förnamn.efternamn@politiker.kalix.se (utan prickar på å, ä och ö). Du kommer så snart detta är klart att få användarnamn/lösenord och lösenordet ska du därefter ändra själv.
För att logga in i din e-post är adressen:
www.office.com
Där loggar du in med ditt användarnamn (det vill säga, e-postadress) och har du glömt ditt lösenord byter du det själv via ditt Bank-ID via denna adress:
www.kalix.se/password
Om du har frågor
Där loggar du in via ditt Bank-ID.För frågor som rör inloggning och hantering av assistenten vänder du dig till berörd nämndsekreterare.
För frågor som rör din digitala enhet generellt finns det nedan listat enklare frågor med svar. Vid övriga frågor kontaktar du servicedesk IT för hjälp.
Kontakt
Du når IT-enhetens service desk via servicedesk@kalix.se eller 0923-651 51.
Hur vet jag att min enhet är ansluten till internet?
Kontrollera att WiFi-symbolen syns i skärmens övre högra hörn. Om symbolen inte syns, kontrollera att Wi-Fi är påslaget. Det gör du genom att gå in i appen Inställningar, klicka på Wi-Fi. Kontrollera så att Wi-Fi är påslaget (knappen är i grönt läge). Kontrollera att det WiFi-nätverk som du vill använda, är markerad med en bock.
Varför fungerar inte min genväg till kallelsen på min enhets hemskärm?
Kontrollera att enheten är uppkopplad på internet. Om genvägen fortfarande inte fungerar är genvägen troligtvis trasig. Det innebär att någonting har ändrats i den länk som genvägen består av. Kontakta i detta fall IT-supporten.
Varför laddar inte min enhet när jag sätter i laddaren?
Testa att ta ur sladden ur enhet och sätt in den igen. Ta ur sladden från adaptern och sätt in den igen. Testa ett annat eluttag. Enheten kan vara helt urladdad, då tar det längre tid för den att laddas upp. Låt enheten sitta i laddaren ett par timmar.
Varför tar batteriet i min enhet slut så snabbt?
Enhetens batteritid påverkas av de inställningar du har gjort och vilka funktioner du använder. Kontrollera att funktionen Bluetooth är avstängd, du hittar funktionen i appen Inställningar. När knappen är helvit är Bluetooth avstängt. Bluetooth förbrukar mycket batteri om den är påslagen.
Kontrollera att du inte har många appar igång samtidigt. Ju fler appar som är igång desto kortare blir batteritiden på enheten. För att stänga av appar som du inte använder just nu dubbelklickar du på hemknappen. Då dyker alla appar som du har igång upp som rutor. Scrolla i sidled för att se alla. För att stänga av en app trycker du på appens ruta, håller ner fingret och drar snabbt uppåt. Appen och allt sparat innehåll finns kvar på din enhet, den är inte raderad. Sänk skärmens ljusstyrka, stark ljusstyrka tar mycket batteri. Gå in på appen Inställningar, tryck på Bakgrundsbilder och ljusstyrka. Reglera ljusstyrkan med fingret.
Min enhet har hängt sig, ingenting händer när jag trycker på skärmen.
Försök starta om enheten med "mjuk omstart" - då håller du ner hemknappen och av/på-knappen samtidigt i minst 10 sekunder. Håll ner tills loggan visas på skärmen. Då startar enheten om. Ingenting har raderats från iPaden.
Vad ska jag göra om jag har glömt bort mitt lösenord?
Du återställer ditt lösenord med hjälp av e-legitimation (exempelvis Bank-ID) via en intern e-tjänst: www.kalix.se/password
Får jag köpa min enheten när jag avslutar mitt förtroendeuppdrag?
Nej, du lånar enheten av kommunen under tiden du har ditt förtroendeuppdrag. När du avslutar uppdraget ska den och alla tillbehör (till exempel laddare) återlämnas till IT-enheten.
Här finns sammanträdeskalender, kallelser och protokoll för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna samt till kommunfullmäktiges webbsändningar.
I förtroendemannaregistret Troman finns uppgifter om dig som förtroendevald samt vilka förtroendeuppdrag du har. Här finns även dina kontaktuppgifter publicerade.
Kontaktuppgifter till förtroendevalda politiker i Kalix kommunLänk till annan webbplats.
Kanske är du ny i organisationen, eller kanske behöver du bara friska upp minnet i någon fråga? Utgångspunkten är att ni ledamöter och ersättare är utsedda av kommunfullmäktige med ett uppdrag och en skyldighet att ansvara för de olika nämndernas verksamheter. Allt i enlighet med styrdokument, lagar och andra riktlinjer och regler. Ledamöter deltar i ett kollektivt beslutsfattande. Där har varje ledamot en grundläggande skyldighet att närvara vid sammanträden, förbereda sig och sätta sig in i ärenden och att delta i beslutsfattandet.
Följ instruktionerna nedan för att använda ladd- och motorvärmarstolparna från Zpark vid besöksparkeringen till Förvaltningshuset, Mellanparksgatan
- Ladda ner appen
Scannar QR-koden som sitter på stolpen.
Eller ladda ned appen som hittar du på App Store eller Google Play genom att söka “Zpark. - Skapa en inloggning
Öppna appen och fyll i ditt telefonnummer. Du får sedan en kod via SMS som används för att logga in. - Kontrollera enheten
Om ett vitt ljus lyser över laddningsuttaget och huvudströmbrytaren är uppfälld betyder det att enheten är redo. - Anslut till Zpark
Lägg till en plats (parkeringsplatsen) genom att trycka på + symbolen i appen och sedan på kamera symbolen. Skanna sedan QR-koden på enheten, eller ange platskoden som finns vid QR-koden. Den består av 5 bokstäver eller siffror i kombination. - Betalning
Du betalar för din förbrukade el direkt i appen, därför blir du automatiskt ombedd att ange din betalinformation.
Kostnaden är 2,50 kr/kWh - 1 Så värmer du
Tryck på Värmare. Här kan du schemalägga, kontrollera och övervaka din värme.
2 Så laddar du
Anslut din laddkabel i ditt uttag och tryck på Laddare i appen. Aktivera, kontrollera och se status för din enhets laddning här.
Ytterligare information hittar du i användarhandboken för Zpark ladd- och motorvärmarstoolpe.
Fastighetsavdelningen.
I kommunens författningssamling hittar du de dokument som, utöver kommunallag och andra författningar, styr och reglerar kommunens verksamhet.
På Kalix kommuns hemsida, i författningssamlingen hittar du bland annat information om kommunfullmäktiges arbetsordning.
Ett ärende kan startas på olika sätt, till exempel genom ett politiskt initiativ, en inkommen skrivelse eller genom ett förslag från kommunens tjänstepersoner. Rutinärenden utreds och beslutas av tjänstepersoner enligt gällande riktlinjer, rutiner och delegationsordning.
Det är tjänstepersonernas uppgift att bereda ärenden och utarbeta förslag till beslut utifrån gällande lagstiftning och inom ramen för beslutade politiska riktlinjer. Tjänstepersoner dokumenterar sina bedömningar och ställningstaganden i tjänsteskrivelser, som sedan överlämnas till de förtroendevalda som dokumenterar sina bedömningar och ställningstaganden i de kommunala protokollen.
I flera ärenden har även den ansvariga nämnden rätt att fatta beslut utan att skicka ärendet vidare. Nämndernas beslutanderätt anges i respektive nämnds reglementen. Om ärendet går upp till kommunfullmäktige för beslut beror det oftast på ärendets karaktär. I första hand avgör fullmäktige alltid ärenden av principiell sort, till exempel budget, skattesats och taxor.
Här hittar du information om formalia kring sammanträden, exempelvis vilka bestämmelser som gäller för ersättares tjänstgöring och förslag till beslut.
Förslag till beslut
Endast ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att lämna förslag. Förslag som är längre än ett bifall eller avslag lämnas in skriftligen till sekreteraren. På så sätt säkerställs att de blir korrekt uppfattade och återgivna i protokollet.
Bifall – Du är positiv till förslaget och anser att förslaget ska genomföras.
Avslag - Du är negativ till förslaget och anser därför att förslaget ska avslås.
Tilläggsförslag - Du anser att förslaget är bra men vill komplettera med ett tillägg. Ett förslag som påverkar andra förslag eller är beroende av dem kallas ett tilläggsförslag. Ett tilläggsförslag kan bara behandlas under förutsättning att det förslag som det bygger på först bifalls på sammanträdet.
Ändringsförslag - Du anser att förslaget ska justeras på något sätt. Tänk på att möjligheten till ändringsförslag är begränsad i kommunfullmäktige eftersom ett ändringsförslag inte får innebära att nytt ärende väcks (ärenden i kommunfullmäktige måste har beretts).
Nytt förslag - Du föreslår ett helt nytt förslag. Tänk på att möjligheten till nya förslag är begränsad i kommunfullmäktige eftersom det nya förslaget inte får innebära att nytt ärende väcks (ärenden i kommunfullmäktige måste har beretts).
Bordläggning - Du anser att beslutet ska skjutas upp till ett kommande sammanträde. Minoritetsbordläggning i fullmäktige - Om minst en tredjedel av ledamöterna begär det, ska ärendets bordläggas. Kan bara ske en gång i varje ärende. Önskas ytterligare bordläggning vid nästa sammanträde, krävs ett vanligt majoritetsbeslut. Ett ärende som är bordlagt får inte tillföras ytterligare handlingar eller annan utredning.
Återremiss - Du anser att ärendet behöver kompletteras med till exempel ytterligare utredning eller underlaget känns ofullständigt. Du måste motivera varför du vill att ärendet ska återremitteras. Minoritetsåterremiss i kommunfullmäktige – Om minst en tredjedel av ledamöterna begär det, ska ärendets återremitteras.
Väcka ärende i kommunfullmäktige
Det finns flera sätt för förtroendevalda att väcka ärenden eller frågor i kommunfullmäktige. Till ditt förfogande har du verktygen motion, interpellation och fråga. Formerna regleras i kommunfullmäktiges arbetsordning regleras formerna, nedan följer ett utdrag.
Ledamöter i fullmäktige får väcka motioner samt ställa interpellationer och frågor. Om du är ledamot i en nämnd får du väcka ärenden i nämnden. När du som ersättare tjänstgör i kommunfullmäktige eller nämnd har du samma rättigheter som ordinarie ledamöter.
Motion
En motion:
- ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter.
- får inte ta upp ämnen av olika slag.
- väcks genom att den ges in till styrelsens kansli, eller vid ett sammanträde med fullmäktige.
En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträde.
Interpellation
En interpellation ska:
- vara skriftlig och undertecknad av en ledamot.
- ges in till kommunstyrelsens kansli senast sju arbetsdagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den.
En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde, om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En interpellation bör besvaras senast under det sammanträde som följer närmast efter det då interpellationen ställdes.
Ett svar på en interpellation ska vara skriftligt. Uppgift om att interpellationssvar kommer att lämnas vid visst sammanträde bör tas in i tillkännagivandet.
Den ledamot som har ställt interpellationen senast sju arbetsdagar före sammanträdet skall få del av svar senast en arbetsdag före sammanträdesdagen.
Om en interpellation avser förhållandena i en sådan juridisk person som avses i 10 kap. 2 § KL, får den ordförande till vilken interpellationen ställts överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i den juridiske personens styrelse att besvara interpellationen.
Ordförande i en nämnd till vilken en interpellation ställts får överlåta besvarande av interpellationen till ordförande i styrelsen eller annan nämnd i ett kommunalförbund där kommunen är medlem, om denne på grund av sitt uppdrag har särskilda förutsättningar att besvara interpellationen.
En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas även om ersättaren inte tjänstgör som ledamot vid det tillfället.
Fråga
En fråga:
- ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot.
- ges in till styrelsens kansli senast sju arbetsdagar före det sammanträde vid vilket ledamoten avser att ställa den.
En ersättare får lämna in en fråga under ett sammanträde, om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet.
Svar på frågan behöver inte vara skriftligt. En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts.
Att väcka ärende i kommunstyrelsen och nämnderna
Av 4 kap. 20 § kommunallagen, KL, (2017:725) framgår att ”Varje ledamot i en nämnd får väcka ärenden i nämnden”. Regleringen innebär att en enskild ledamot eller flera ledamöter tillsammans kan väcka ärenden i nämnderna. Med nämnd avses nämnderna och kommunstyrelsen. I Kalix kommun betecknas sådana ärenden som väcks i en nämnd, som initiativärenden.
Initiativärenden
Bestämmelserna i kommunallagen medger alltså möjligheten till initiativärenden, men beskriver inte hur de ska hanteras och syftet med nedanstående riktlinjer är således att skapa en samsyn kring hantering av initiativärenden i Kalix kommun.
Formalia och innehåll
Ett nämndinitiativ bör vara skriftligt och undertecknat (dvs namn ska framgå) av en eller flera ledamöter eller tjänstgörande ersättare. Det bör innehålla en kort förklaring till ärendet samt det yrkande/yrkanden som ledamoten/ledamöterna planerar att lämna under sammanträdet. Ett nämndinitiativ ska röra nämndens ansvarsområde och får inte ta upp ämnen av olika slag.
Hantering
- Ett initiativärende kan lämnas in före eller under ett nämndsammanträde. Oavsett när initiativet lämnats in måste ärendet väckas på ett nämndsammanträde, dvs. enbart det faktum att en handling lämnats in före ett nämndsammanträde innebär inte att ärendet väckts.
- För att ett ärende ska anses väckt måste ledamoten/ledamöterna lyfta ärendet under sammanträdet. Om en ledamot/ledamöter har för avsikt att väcka ett ärende lyfts frågan lämpligen av ledamoten/ledamöterna i början av sammanträdet när dagordningen fastställs och hanteras som ett extra ärende vid slutet av sammanträdet. Om en ledamot/ledamöter under sammanträdets gång vill väcka ett ärende, bör ordföranden hänvisa ledamoten/ledamöterna att lyfta ärendet i slutet av sammanträdet, som sista punkt på dagordningen.
- I protokollet hanteras initiativärendet som ett eget ärende och tas upp som en egen paragraf. Av protokollet ska framgå vilka ledamöter som väckt initiativet. Dessa måste, mot bakgrund av kommunallagens lydelse, vara ordinarie ledamöter alternativt tjänstgörande ersättare vid det sammanträde då ärendet väcks.
- Vid sammanträdet avgörs om ärendet ska beredas eller avgöras direkt vid sammanträdet. Om ärendet ska beredas remitteras det till förvaltningen som återkommer vid ett senare sammanträde med förslag till beslut enligt nedan beslutsalternativ.
- Efter överläggning formulerar ordföranden det/eller de förslag till beslut som föreligger och ställer vid behov proposition på de framställda yrkandena.
Beslutsalternativ
Nedan följer exempel på hur nämndens beslut kan komma att bli:
- Nämnden bifaller initiativet och formulerar eventuella uppdrag till förvaltningen med anledning av initiativet. Uppdraget kommer efter beredning att återkomma till nämnden, men initiativärendet ska avslutas och ett nytt ärende avseende uppdraget öppnas.
- Nämnden lämnar initiativet utan åtgärd. Motiven till detta kan vara flera, till exempel att det som berörs av initiativet redan är ett åtgärdat och avslutat ärende eller att frågan som initiativet gäller inte bedöms vara inom nämndens ansvarsområde.
- Nämnden beslutar att initiativärendet ska behandlas inom ramen för redan pågående ärende och det ska då framgå vilket ärende det gäller.
- Nämnden beslutar att initiativet avslås. Motiven till att avslå ett initiativ kan vara fler, till exempel kan det finnas en politisk oenighet om innehållet i initiativet.
Kommunens verksamhet styrs genom ett antal olika lagar, inte minst Kommunallagen. Kommunallagen ger grundförutsättningarna för vad en kommun är och vad den får göra och hur kommunen får göra det.
Andra lagar som styr verksamheten är:
- Tryckfrihetsförordningen. reglerar innebörden av kommunens allmänna handlingar och hur ett utlämnande ska gå till (offentlighetsprincipen).
- Offentlighets- och sekretesslagen. reglerar hur kommunen ska hantera sina allmänna handlingar, men innehåller även regler kring sekretess.
- Förvaltningslagen. är en generell lagstiftning som talar om hur ärenden ska handläggas samt ger grunderna för en god förvaltning.
- Dataskyddsförordningen, talar om hur kommunen får behandla fysiska personers personuppgifter.
- Socialtjänstlagen. reglerar kommunens ansvar att främja människors ekonomiska och sociala trygghet, jämlikhet i levnadsvillkor och aktiva deltagande i samhällslivet.
- Skollagen. reglerar kommunens ansvar inom skolväsendet.
- Plan- och bygglagen. innehåller bestämmelser om planläggning av mark och vatten och om byggande.
- Miljöbalken. innehåller bestämmelser med syfte att främja en hållbar utveckling som innebär att kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö.
Fler lagar finns på Sveriges Riksdags webbplats.
Kommunen behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR), och upplyser dig här om vad detta innebär för dig som förtroendevald.
Behandling av personuppgifter
När du har uppdrag som förtroendevald, i kommunfullmäktige, nämnder och bolag eller annat organ, behandlar vi de personuppgifter som behövs för att vi ska kunna administrera nämndens/styrelsens arbete och för att du ska kunna utföra ditt uppdrag. Här nedan kan du läsa om vilka personuppgifter vi samlar in om dig som förtroendevald, varför och hur vi hanterar dem.
Följande uppgifter behandlas om dig:
- Namn.
- Personnummer.
- Partitillhörighet.
- Politiska uppdrag.
- Telefonnummer.
- E-postadress.
- Adress.
Ändamål:
- Nämndadministration.
- Kommunikation kring det politiska uppdraget.
- Arvodering.
- Presentation av kontaktuppgifter för allmänheten.
Laglig grund
Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av de lagliga grunderna allmänt intresse och samtycke.
Personuppgiftsansvar
Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för behandlingen och hanterar dina personuppgifter i enlighet med gällande lagar samt kommunens egna riktlinjer för dataskydd.
Dina rättigheter
Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du vända dig till dataskyddsombudet samt vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.
Du kan också begära att få besked om vilka av dina personuppgifter som kommunstyrelsen behandlar, samt begära rättning av uppgifter och radering av uppgifter som behandlas med stöd av samtycke.
Dataskyddsombud
Kommunens nämnder och bolag har en gemensam organisation för dataskyddsombud och funktionen finns på kommunkansliet. Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud via e‐post dataskyddsombud@kalix.se.
Överföring och gallring
Vi överför inte dina personuppgifter till tredje land. Personuppgifterna gallras vid avslutad mandatperiod alternativt uppdragets avslut. Observera att alla uppgifter du lämnar till oss är offentliga och kan komma att begäras ut i enlighet med offentlighetsprincipen.
Kontaktuppgifter till nämndsekreterare
Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen
E-post: kommunstyrelsen@kalix.se
Utbildningsnämnden
E-post: utbildningsnamnden@kalix.se
Socialnämnden
E-post: socialnamnden@kalix.se
Samhällsbyggnadsnämnden och jävsnämnden
E-post: samhallsbyggnadsnamnden@kalix.se
Fritid- och kulturnämnden
E-post: foknamnden@kalix.se
Valnämnden
E-post: valnamnd@kalix.se