Vilka personuppgifter hanterar vi och varför?

Inom Kalix kommun hanterar vi personuppgifter i olika sammanhang och för olika ändamål. Vi hanterar exempelvis personuppgifter för den som är fastighetsägare, anställd, skolelev, sökande av vård eller annan stödinsats eller i övrigt har kontakt med kommunens verksamheter. Det kan till exempel vara för att;

• Tillhandahålla förskola och skola
• Hantera bygglov
• Ta hand om avfall
• Tillhandahålla insatser inom socialtjänst
• Genomföra val
• Hantera fakturor, inbetalningar och utbetalningar
• Ta hand om synpunkter och frågor från enskilda
• Tillhandahålla övriga kommunala tjänster

Varför får vi behandla personuppgifter?

För att vi ska få behandla dina personuppgifter krävs det att vi har stöd i dataskyddslagstiftningen och i någon av de lagliga grunderna som anges i dataskyddsförordningen. Det finns följande lagliga grunder för personuppgiftsbehandling:

• Samtycke
• Avtal
• Rättslig förpliktelse
• Skydda intressen som är av grundläggande betydelse
• Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning
• Efter en intresseavvägning

Ofta grundas kommunens personuppgiftsbehandlingar på att vi utför en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning, alternativt att vi hanterar personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter enligt ett avtal som vi har med dig. I vissa fall tillämpas också de övriga grunderna.

Hur länge sparas personuppgifterna?

Personuppgifter får inte sparas under längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna samlats in och behandlas. Kommuner måste dock följa de regler som finns i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. Det innebär att dina personuppgifter kommer att sparas så länge som det behövs, vilket i vissa fall kan vara för all framtid. Vad gäller vid samtycke? Om du har samtyckt till att vi hanterar dina personuppgifter har du alltid rätt att ångra dig och ta tillbaka ditt samtycke. I så fall får vi inte längre hantera dina uppgifter. Du kan ta tillbaka ditt samtycke genom att kontakta kommunen.

Från vilka källor inhämtas personuppgifter?

De personuppgifter som vi behandlar är främst de du själv delar med dig av i kontakten med oss, men i vissa fall samlar vi också in uppgifter från andra. Det kan exempelvis vara uppgifter från andra myndigheter eller adressuppgifter från offentliga register.

Till vilka lämnar vi ut personuppgifter?

De medarbetare inom Kalix kommun som behöver dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter kommer att ta del av uppgifterna. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra myndigheter, företag eller enskilda om vi har en laglig skyldighet att lämna ut dem. De kan också lämnas till personuppgiftsbiträden som hanterar information för vår räkning.

Registrerades personer har enligt Dataskyddsförordningen GDPR rätt till:

• Information (om behandlingen)
• Tillgång (till registrerad information)
• Rättelse (av grunduppgifter)
• Radering (rätt att bli struken, om det inte längre finns behov av uppgifterna)
• Begränsning av behandling (”frys mina uppgifter!”)
• Dataportabilitet (rätt att få ut uppgifter på maskinläsbart format)
• Att göra invändningar (=rätt att ifrågasätta användning av uppgifter. Exempel: rätt att slippa marknadsföring.)
• Rättigheter kopplade till automatiserat beslutsfattande (framförallt: rätt att få information om automatiserad behandling)

Alla rättigheter är inte nya, men kraven på att ha färdiga rutiner på plats för dem skärpts väsentligt när Dataskyddsförordningen GDPR träder i kraft.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få information om kommunen behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa, ett så kallat registerutdrag. Du kan även begära att få registerutdrag för barn som du är vårdnadshavare för. Ett registerutdrag begär du genom att fylla i någon av blanketterna som finns bifogade på denna sida. Den ifyllda blanketten skickar du sedan till Kalix kommun, Dataskyddsombud, 953 81 Kalix, alternativt lämnar den i Info Center på kommunhuset. Om begäran avser barn ska blanketten fyllas i gemensamt av samtliga vårdnadshavare. Registerutdraget kommer normalt sett att vara färdigt inom en månad. Om vi av någon anledning behöver mer tid eller att vi av någon anledning inte kan lämna begärt registerutdrag så informerar vi dig om det. När registerutdraget är färdigt kan du antingen hämta det personligen på kommunhuset mot uppvisande av giltig legitimation, eller så skickas det till din folkbokföringsadress. Om registerutdraget innehåller känsliga uppgifter eller gäller ditt barn så kan det hämtas personligen mot uppvisande av giltig legitimation, eller så skickas det med rekommenderat brev. Du kan också begära att få registerutdraget elektroniskt.

Övriga rättigheter

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade. I vissa fall har du också rätt till radering av dina personuppgifter. Rättigheten till radering inom kommunal verksamhet är dock begränsad. I vissa fall kan du även invända mot eller begära begränsning av hanteringen av dina personuppgifter, samt begära att få dina uppgifter flyttade.

Om du har frågor kring hantering av dina personuppgifter kan du ringa kommunens växel på telelfonnummer 0923-650 00 eller skicka e-post till kommun@kalix.se. Du kan också ta kontakt med kommunens dataskyddsombud Isak Nyberg, du når honom på 070-673 52 00 eller via isak.nyberg@skelleftea.se.

Har du synpunkter på vår hantering?

Om du anser att vår hantering av dina personuppgifter är felaktig och vill klaga kan du vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet inom området.

Kontaktuppgifter Integritetsskyddsmyndigheten

Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.