Inledning

Denna anvisning är upprättad i syfte att redogöra för hur Kalix kommun (/Kulturskolan) hanterar EU:s dataskyddsförordning (2016:679), samt Sveriges Lag med kompletterande bestämmelser till EU´s dataskyddsförordning (2018:218). Samt hur Kulturskolan tillgänglighetsanpassar dokument enligt Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service.

Kulturskolans syfte och ändamål med sociala medier

Inledningsvis i dataskyddsförordningen framgår skälen för lagstiftningen, där det bl a står att ända-målet för hanteringen av personuppgifter ska framgå tydligt (2016:679, punkt 39). Kulturskolans syfte med att lägga upp ljud och bild på Kulturskolans sociala medier är att ge eleverna och dess närstående en möjlighet att ta del av foto och film från olika former av uppträdanden i verksamheten. I en utåtriktad verksamhet som Kulturskolan är det publika en naturlig och efterfrågad del som vi vill tillgodose, under förutsättning att samtycke finns.
Kulturskolan kommer endast att använda ljud och bild för detta ändamål, i enlighet med reglerna för att tydligt ange ändamålen för hantering (2016:679, art 5, §1b). Ljud och bild på våra sociala medier kan komma att behandlas i tredje land (utanför EU), De sociala medier vi idag använder oss av är:

• Youtube
• Facebook
• Instagram

Laglig grund för uppläggning av ljud och bild

All information som på något sätt kan kopplas till en identifierbar fysisk person (2016:679, art 4, §1), t ex digital ljud- och bildbehandling i form av filmer och bilder, är en personuppgift, vilket den enskilde äger rätten till. För att Kulturskolan ska kunna lägga upp ljud och bild, förutsätts en laglig grund, vilken gällande Kulturskolans sociala medier (youtube, facebook, instagram) baseras på behandling av personuppgifter i form av den registrerades samtycke (2016/679, art 6, §1a).

Samtycke och återkallelse av samtycke

Samtycke ska vara frivilligt, specifikt och informerat, vilket förutsätter ett dokumenterat medgivande (2016:679, 32, 42). Redan vid anmälningstillfället får vårdnadshavaren ta ställning till om samtycke till ljud och bild ska ges eller inte. Den som har samtyckt/ godkänt Kulturskolans ändamål för hantering av ljud och bild, har rätt att när som helst återkalla samtycket (2016/679, art 7, §3), vilket sker genom ett mail till rektor för Kulturskolan. Kulturskolan måste dokumentera samtycken (2016/679, art 7, §1) vilket sker i systemet speed admin vad gäller kulturskolans frivilliga verksamhet.

Då Kulturskolans personal avser att publicera ljud och bild inom ramen för verksamheterna grundskola, särskola, förskola, gymnasium, folkhögskola samt övriga verksamheter, gäller samma grundprincip om samtycke. I dessa fall sker samtycket inte via anmälningsförfarandet, utan istället genom en för ändamålet anpassad e-tjänst. Samtycket gäller för det tillfälle som efterfrågas. Återkallelse av samtycke sker på mail till rektor för Kulturskolan. Läs mer om samtycke på sidan "Samtycke och medellavtal".

Ett samtycke enligt denna policy gäller för all behandling inom samma ändamål (2016:679, 32).

Då eleven har fyllt 13 år avgör eleven själv om samtycke för publicering av ljud och bild ska ges (2016/679, kap 2, §4). Samma regler gäller att förändringar i samtycket måste ske skriftligt via mail till rektor för Kulturskolan.

Rätten till tillgång över ljud och bild samt information

Den enskilde har rätt att få bekräftelse på hur personuppgifterna behandlas (2016/679, art 15, §15). Alla som gett samtycke till Kulturskolans hantering av ljud och bild får tillgång till att kontrollera hanteringen genom att kontrollera våra sidor på facebook och youtube, eller att begära ett registerutdrag. Även om den enskilde har gett ett samtycke till ändamålet, så finns alltid rätten att göra enskilda undantag om så önskas, till exempel genom att signalera att ett specifikt inlägg ska tas bort. Rätten finns också att återkalla samtycket, vilket framgår i föregående stycke.
Öppenhetsprincipen kräver att information är lättillgänglig, vilket bl a tillämpas genom att denna policy alltid finns tillhanda på www.kalix.se/kulturskolan.

Kulturskolans rutiner och hantering

Den personuppgiftsansvarige (Utbildningsnämnden) ansvarar för att ansvarsskyldigheten för behandlingen efterlevs (2016:679, art 5, §2), vilket sker genom att denna policy efterföljs. Denna policy är även en del av nämndens register över behandling av personuppgifter (2016:679, art 30, §1).
Kulturskolan kommer fortlöpande att uppdatera listan över vilka elever vi har samtycke på, och säkerställa att denna ordning efterföljs vi publicering av ljud och bild. Kulturskolan för ett register över vilka elever som finns med i sociala medier.
EU´s dataskyddsförordning anger att tidsperioden för behandlingen av personuppgifter, t ex den tid ljud och bild finns upplagd, ska vara begränsad och relevant (2016:679, 39). Kulturskolan kommer att tillse att sociala medier rensas från gamla inlägg kontinuerligt, vilket menas att varannan månad kommer material äldre än en månad att avlägsnas.
Kulturskolans sociala medier kommer att kontrolleras fortlöpande så att inga kränkande inlägg förekommer.
I de fall återkallelse av samtycke sker, för ett enskilt inlägg eller tillsvidare, kommer informationen att avlägsnas så snart som möjligt.

Kontaktuppgifter

Verksamhetsansvarig är:
Björn Emmoth, rektor Kulturskolan, bjorn.emmoth@kalix.se, 0923-65680.
Vårt dataskyddsombud är:
Isak Nyberg, isak.nyberg@gmail.com

Björn Emmoth 
Reviderad 2025-10-06 | Per Eriksson