Under våren svarade 53 företagare på Kalix kommuns leverantörsenkät. Majoriteten, cirka 70 procent, av de svarande är små företag med maximalt 9 anställda och cirka 94 procent har sitt säte i Kalix kommun.

Enkätsvaren visar på en mer positiv inställning än vad Svenskt Näringslivs årliga undersökning visar. Att det är viktigt med dialog och tydlig och lättillgänglig information bekräftades också och det är något kommunen kommer att lägga fokus på.

– Det är viktigt med dialog; att lyssna in vad leverantörerna kan erbjuda och vilka behov de har, för att skapa en förståelse för varandras förutsättningar, säger Sara Rahm, upphandlare på Kalix kommun.

Uppdrag på hemorten avgör

Majoriteten av respondenterna, bland så väl kvinnor som män, anser att ”uppdrag på hemorten” är den främsta anledningen att göra affärer med Kalix kommun.

I övrigt skiljer det sig mycket mellan vad män och kvinnor anser är de viktigaste anledningarna att göra affärer med Kalix kommun. Här ser män fördelar med en ”stabil orderbas/långa avtal” medan kvinnor istället ser fördelen med ”bra marknadsföring – kommunavtal stärker mitt företags varumärke”.

Ny lag gör det möjligt att förändra kontrakt och avtal

Majoriteten av de som svarat på enkäten anser att ”inget eller litet förhandlingsutrymme” är den största risken med att göra affärer med Kalix kommun. Eftersom så många leverantörer ser en risk i att kommunala kontrakt inte kan omförhandlas är det viktigt att informera om förändringarna i nya LOU som i högre grad än tidigare möjliggör ändringar av kontrakt och ramavtal.

Kommunen måste öka sin marknadskännedom, förtydliga och förenkla
I de fall företagen valt att inte lämna anbud var den huvudsakliga orsaken ”på grund av uppdragets karaktär – mina varor/tjänster var inte de som efterfrågades”.

Andra orsaker till att företag inte lämnat anbud var ”tidpunkten för genomförande/leverans passade inte min verksamhet”, ”upphandlingen innehöll avskräckande många dokument” och ”det var svårt att förstå upphandlingsdokumenten och vad som förväntades av mig som leverantör”. Dessa tre anledningar visar på att Kalix kommun måste öka sin marknadskännedom, förenkla upphandlingsdokumenten och bättre beskriva vilken funktion upphandlingen med efterföljande avtal ska fylla, för att få in fler anbud för ökad konkurrens.

Satsar på information och dialog

Svaren visar på ett utbrett behov av informationsinsatser om syftet med befintlig lagstiftning samt hur Kalix kommun kan se till att skattepengar (kommunens intäkter) räcker längre och på så sätt ger mer välfärd, infrastruktur, utvecklig med mera.

Möten mellan upphandlare och leverantörer i olika forum skulle också bidra till ökad förståelse och bättre marknadskunskap inför kommande upphandlingar.

– Kommunens upphandlare bör kontinuerligt informera företagare om vad offentlig upphandling innebär, och att alla upphandlingar inte är lika. Helt enkelt återkommande grundläggande information om hur man säljer till offentlig sektor, så att alla ska vara på banan med det allra senaste, säger Sara.

Då upphandlingssystemet Mercell uppfattas som besvärligt och som en bidragande orsak till att det är svårt för företag att lägga anbud måste detta ses över. Även den publika avtalsdatabasen behöver ses över och uppdateras.

Att kommunens ses som en trovärdig affärspartner ger ett bra utgångsläge
Trots att det finns områden som behöver förbättras så svarar ändå 83,3 procent (25 av 30 svaranden om gjort affärer med Kalix kommun) att de anser att Kalix kommun är en trovärdig aktör/affärspartner. Detta är att betrakta som ett gott betyg och ett bra utgångsläge inför kommande förbättringsarbete där det första delmålet är att nå betyget 3 avseende upphandlingar i Svenskt Näringslivsundersökning 2020 och därmed placera Kalix upphandlingsverksamhet i topp bland likande landsbygdskommuner.

Fler positiva kan visa på trendbrott

När 50 företag med säte i Kalix kommun besvarade samma fråga som i Svenskt Näringslivs undersökning visade resultatet ett möjligt trendbrott. Frågan som ställts är ”Hur tycker du att kommunens upphandling är i din kommun idag? Hur fungerar det? Utgå från hur du själv uppfattar situationen för dig och ditt företag i den kommun där du driver ditt företag”.

Andelen positiva är långt mycket högre, när frågan ställs i den egna enkäten, än den andel som mätts i Svenskt Näringslivs undersökning sedan 2006 och betyget är nästan uppe på samma nivå som toppnoteringen från 2013.

  • Andel positiva (betyg 4-6) var 34 %
  • Genomsnittligt betyg 2,76

Ett genomsnittsbetyg på 3 skulle placera Kalix kommun i toppen bland liknande landsbygdskommuner och det är också något kommunen satsar hårt på att lyckas med så snart som möjligt.