Beskrivning i stort av momenten.

BEHOVSANALYS

Inköpsbehov uppstår, den upphandlande enheten ser om befintligt ramavtal finns.
Finns inget ramavtal, planeras ny upphandling.

I behovsanalysen ska bland annat marknadsanalys, kostnads/intäktsanalys göras.
Beräkning av upphandlingens totala värde genomförs för att kunna bestämma upphandlingsförfarande.

Att komma överens om en tidplan och fördelningen av de arbetsuppgifter som ska utföras under upphandlingsperioden
och avtalsperioden genomförs i denna fas.

FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Förfrågningsunderlaget bör bestå av
minst följande delar:

Administrativa bestämmelser
(t.ex. upphandlingsform, gällande tidsfrister)

Krav på leverantör
(minimikrav på leverantör)

Kravspecifikation
(krav på produkten, teknisk beskrivning,
funktion/prestanda)

Kommersiella villkor
(leveranstider, avtal/avtalsförslag)

Utvärderingsmodell
(med vilken metod kommer anbud att värderas, antingen
lägst pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga)

ANNONSERING

En upphandlingsannons ska publiceras i EUT/TED och/eller nationellt tillgänglig databas beroende på upphandlingsvärdet.

Syftet med annonseringen är att upphandlingen skall ske i konkurrens och på ett affärsmässigt sätt.

ANBUD

Under anbudstiden kan en leverantör ställa frågor, be om förtydliganden eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget.
Dessa svar/kompletteringar ska sändas till samtliga som begärt förfrågningsunderlaget och anmält intresse av att få kompletterande information.

Anbudstiden bör inte förlängas annat än i yttersta undantagsfall. Om detta görs bör det ske i början av anbudstiden. För sent inkomna anbud får ej tas upp till prövning.

ANBUDSÖPPNING

Anbudsöppning genomförs av minst två personer utsedda av den upphandlande enheten. Anbuden ska föras upp i en förteckning - öppningsprotokoll - som ska bestyrkas av de som deltar i förrättningen.

KVALICIFIERING/UTVÄRDERING

Kvalificering, granskning och bedömning görs av anbuden och beslut tas.

1.Prövning av kraven på leverantör.
Kvalificering av leverantörer enligt de krav som ställts i annonsen eller förfrågningsunderlaget.

2. Prövning av kraven på vara/tjänst.
Kontroll av varje anbud, att kraven uppfyllts.

3. Utvärdering av varan/tjänsten
Endast de anbud som efter prövningen i steg 1 och 2 visat sig uppfylla leverantörskraven och samtliga krav på varan/tjänsten utvärderas.

En upphandlande enhet ska anta
1. det anbud som har lägst anbudspris, eller 2. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga

Vid antagande av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska enheten i förfrågningsunderlaget eller i annonsen ha angett vilka kriterier som kommer att utvärderas. Kriterierna ska om möjligt ha rangordnats.

BESLUT/AVTAL
Tilldelningsmeddelande skickas till samtliga anbudsgivare och anbudssökanden med information om vilket beslut köparen tagit. Meddelandet ska innehålla uppgifter om skälen till beslutet.

När minst 10 dagar gått från det att tilldelningsmeddelandet skickats och upphandlingen inte blivit föremål för rättslig prövning kan avtal tecknas mellan parterna (undertecknat av båda parter).

När avtalet är undertecknat är upphandlingen avslutad.