Bemanningens hjärta är samordnarna Kristina Larsson, Anna Carin B. Lindvall och Maija-Leena Larsson.Sedan i höst ligger Kalix kommuns vikarierekrytering under arbetsgivarenheten, och via ett nytt digitalt system kan arbetstagarna själva påverka sin arbetstid.
– De som jobbar deltid ska få jobba mer. Vi vill fylla deras luckor så de får en drägligare lön att leva på, säger Eva Nyman vid arbetsgivarenheten.Att boka en vikarie kunde tidigare kräva timmar av administrativt arbete med pärmar, blanketter och telefonlistor.
Bemanningen är en ny funktion där logistiken sköts enkelt och snabbt via dator och sms.
Effektivare hantering
Alla kommunens verksamheter ska från och med årsskiftet boka vikarier via systemet.
– Tidigare har varje enhet haft sin egen vikariehantering och alla utvecklade egna rutiner. Det tog mycket tid och krävdes många handläggare för att handha alla vikarier, konstaterar Eva Nyman.
Lyckad förstudie
Det hela började med att kommunledningsgruppen gav verksamhetscontroller Kenneth Björnfot i uppdrag att utveckla vikarieverksamheten. Under 2008 startade han tillsammans med en styrgrupp, och representanter från hela processflödet, utvecklingsprojektet VIKK-e.
– Förvaltningarna ropade efter ett nytt verktyg men vi sa nej, först måste ni samla ihop era vikarier. Målsättningen var att få rätt kompetens, på rätt plats, i rätt tid och till rätt kostnad, säger Kenneth Björnfot.
Egen tidsplanering
I det nya systemet läggs alla vikarier upp i en och samma databas, där alla uppgifter hämtas direkt från lönesystemet. Varje vikarie kan själv logga in i systemet och markera vilka tider och dagar de kan jobba.
– Vi fyller systemet med uppgifter om alla våra vikarier, deras kompetenser och vilka arbetsplatser de jobbat vid, förklarar Eva Nyman.
Förfrågas via sms
När någon chef under fritids- och kulturförvaltningen, tekniska förvaltningen, socialförvaltningen eller barn- och grundskoleförvaltningen är i behov av extra arbetskraft gör de en bokning i systemet.
Behovet matchas mot tillgängliga vikarier och en sms-förfrågan skickas till den som bäst matchar kriterierna.
Föregås av utbildning
Eva Nyman förklarar att alla som ska använda bemanningssystemet får genomgå en speciell utbildning.
– Vi har utbildat cirka 300 vikarier i systemet, och fler är kallade. Vi har också utbildat alla chefer, och den som av chef utsetts att göra vikariebokningar. Innan årsskiftet ska hela barn- och grundskole samt socialförvaltningen vara inne i Bemanningen.