I kommunens diarium går det att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.

1. Postöppning - inkommen handling

Inkommen handling - som posten kallas i lagtexten - kan komma från myndigheter, kommuninnevånare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.

2. Ärenderegistrering - Diarieföring

All post som kommit in diarieförs (om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, exempelvis om det rör sig om reklam, anonyma skrivelser med mera), vilket innebär att ärendet ankomststämplas med dagens datum och får ett unikt diarienummer. Diarienumret används för att allmänheten kunna se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet. Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, akt-anteckningar, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

3. Beredning

Innan ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det beredas (förberedas). Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, ta kontakt med den person som lämnade in ärendet, ta fram en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning. Beredningens omfattning beror på typen av ärende. Vissa ärenden tar mindre tid att bereda, medan andra ärenden kräver mer tid och resurser.

4. Beslutsunderlag - Remiss - Yttrande

Ibland behövs synpunkter från en nämnd som har specialkunskaper om ärendet. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning.

5. Kallelse - Föredragningslista

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter och handlingar som krävs för att kunna ta beslut. Kallelse eller föredragningslista och handlingar till sammanträden får ledamöterna i god tid före sammanträdet. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga hos respektive nämnds administration.

6. Sammanträde - Politisk behandling

En politisk behandling sker av de ärenden som inte är förvaltnings-ärenden eller ärenden som får fattas på delegation. På sammanträdet finns även representanter med från tjänstemannaorganisationen, oftast förvaltningschef och nämndsekreterare.

6.1 Delegation

Delegation är ett uppdrag att på styrelsens/nämndens vägnar besluta i vissa ärenden. Ett sådant uppdrag kan lämnas till:

• en grupp av ledamöter eller ersättare
• en ledamot eller en ersättare
• en tjänsteman

Delegationsbeslut är jämställda med en nämnds beslut. Det är därför viktigt att även delegationsbeslut protokollförs eller redovisas på annat lämpligt sätt och att de är formellt korrekta.

7. Justering - Protokoll

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under av ordföranden och en eller två justeringsmän, med syfte att kontrollera att besluten är riktigt formulerade.

7.1 Anslag

Efter justeringen anslås protokollet på kommunens officiella anslags-tavla (finns i Förvaltningsbyggnadens entré Nygatan 4). Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget ska sitt uppe i minst tre veckor, den tid som kommuninnevånarna har att överklaga.

8. Beslutsexpediering

Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet.

9. Arkivläggning

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser,

1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov.