Alla myndigheter är skyldiga att föra register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium och är en förteckning över de ärenden och handlingar som en myndighet hanterar. När ett ärende avslutats arkiveras handlingarna. Ett ärende hos Kalix kommun kan exempelvis vara en granskning, ett remissyttrande, en internutredning, en upphandling eller en ansökan. Läs mer om detta under rubriken "Ett ärendes gång" i sidmenyn.

Diariet

Behöver du se ärenden kontaktar du kansliet på 0923-650 00. Det gäller också om du vill ta del av ej inskannade handlingar i ett registrerat ärende. Den vägen kan du ta del av kommunens diarieförda ärenden och handlingar, utom de som är sekretessbelagda eller innehåller personuppgifter. Läs mer om detta under "Regler för sekretess" i sidmenyn.

Om du söker bygg- och miljöärenden tag kontakt med expeditionen på 0923-654 42 eller 650 36.

Arkiv 

Arkivlagen innehåller grundläggande föreskrifter om arkiv hos såväl statliga som kommunala myndigheter. I lagen finns bestämmelser om vad som ingår i en myndighets arkiv samt om vård och gallring av arkiv. Du kan läsa Kalix kommuns arkivreglemente i sin helhet via sidmenyn.

När ett ärende avslutats ska handlingarna arkiveras. Löpande utarbetade dokument till exempel protokoll, skrivningar eller fakturor arkivläggs efter hand. Varje anställd ansvarar för att handlingar som ska arkiv-läggas överlämnas till registrator (oftast nämndsekreteraren) för arkivering. 
 
Kommunen sparar inte alla handlingar som inkommer eller som vi själva producerar. Särskilda regler gäller dock för att vi ska kunna gallra allmänna handlingar, så kallade gallringsbeslut måste fattas.